Od 1 stycznia obowiązują nowe przepisy w inwentaryzacji. A jeszcze niedawno była ona rutynowym zadaniem działu księgowości, kojarzonym głównie z wyliczaniem amortyzacji.
– To mit. Inwentaryzacja jest w istocie procesem kontrolnym nad pracą księgowej – zaznacza Aleksandra Wiener, od ponad 30 lat zajmująca się inwentaryzacjami, prezeska Inwentaryzacje PRO. – Szef może oczekiwać od księgowej przygotowania dokumentów czy zarządzenia inwentaryzacji, ale odpowiedzialność za wykonanie procesu spoczywa na nim.
Teraz się to znacząco zmieni, bowiem od 1 stycznia 2026 r. w życie weszły nowe przepisy w inwentaryzacji. Trzeba też pamiętać, że do przeprowadzenia inwentaryzacji zobowiązana jest każda firma w Polsce.
– Z mojej praktyki wynika, że była ona prowadzona raz lepiej, raz gorzej. Mimo to najczęściej przedsiębiorcy radzili sobie z nią na własną rękę – opowiada Aleksandra Wiener.
– Oczywiście, więksi, zamożniejsi albo ci, którzy mieli spory bałagan w dokumentach, korzystali z firm zewnętrznych. Na co dzień widzę jednak, jak bardzo złej jakości są ewidencje środków trwałych. Dlatego wiem, że w tym roku będzie to dla wielu przedsiębiorców duży problem, by sporządzić raport poprawnie.
Nowe przepisy w inwentaryzacji. Koniec samowolki w księgach
Od nowego roku – jako pierwsze – największe spółki oraz jednoosobowe działalności gospodarcze muszą wykazać zgodność danych zgodnych z rzeczywistością z tymi, które znajdą się w plikach księgowych.
Co więcej, inwentaryzacja stanie się procesem ściśle powiązanym z cyfrowym raportowaniem podatkowym JPK ST KR (Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe Księgi Rachunkowe).
Aleksandra Wiener podkreśla, że dotąd Urząd Skarbowy sprawdzał sposób zarządzania ewidencją, majątkiem czy wykonanie inwentaryzacji tylko wtedy, gdy podczas kontroli podatkowej wykryto nieprawidłowości.
– Jedyną wiedzę o tym, co właściwie znajduje się w ewidencji, US miał na podstawie jednej, łącznej kwoty majątku wykazanej w sprawozdaniu finansowym – opisuje.
Wyjaśnia, że środki trwałe dzielą się na dwa rodzaje: powyżej 10 tys. zł, podlegające amortyzacji, oraz poniżej tej wartości – również amortyzowane, lecz jednorazowo.
– Krótko mówiąc, to środki trwałe wrzucane w koszty – tłumaczy. – Do niedawna rzadko kiedy były prowadzone w ewidencji firmy, jako wyposażenie czyli przedmioty niskocenne.
Przykład: monitor warty 1500 zł firma zaliczała w koszty w całości. Wydatek był widoczny po stronie księgowej.
– Natomiast w module „środki trwałe”, podlegającym inwentaryzacji, monitor nie musiał się pojawiać. Bo i tak „poszedł w koszty” – wyjaśnia. – Stąd większość księgowych tego nie zaznaczała, co już samo w sobie jest kontrowersyjne. Dlatego US nie miał dotąd możliwości pełnej kontroli tego, co składa się na kwotę majątku firmy.
To otwierało furtkę do nadużyć gospodarczych.
– Innymi słowy: do kupowania rzeczy, które niekoniecznie służyły rozwojowi przedsiębiorstwa – mówi Wiener. – To była furtka do wyciągania pieniędzy ze spółki. Nie gotówką, lecz przedmiotami.
Samochody, meble i „zestawy”.
Wśród największych nadużyć ekspertka wymienia samochody.
– Na przykład prezes miał cztery auta służbowe: dla siebie i kilku członków rodziny. A bywało, że i dla kogoś jeszcze – opisuje. – Zdarzył mi się też klient z branży drogowej, który w ewidencji miał skuter śnieżny i motorówkę. Skuter można było jeszcze próbować uzasadnić, ale motorówka – w dodatku rekreacyjna – była najpewniej wykorzystywana prywatnie. To oczywiste nadużycie.
Inne przykłady: kanapa do salonu prezesa czy znacznie większa liczba mebli, niż wynikałoby z potrzeb firmy.
– Wiele osób wyposażało w ten sposób swoje domy, domy rodziny i znajomych – mówi Wiener. – A na fakturze widniał po prostu „komplet mebli”. I tyle. Nikt nie wiedział, co faktycznie wchodziło w jego skład.
Ponadto, w ewidencji środków trwałych panował chaos.
„Można było wynieść z firmy, co się chciało”
– Księgowano np. cały zestaw komputerowy jako jedną pozycję: monitor, mysz, klawiaturę i transport sprzętu. To błąd, bo nie odzwierciedla wartości poszczególnych przedmiotów. Nieprawidłowe jest też łączenie monitora z komputerem. Dlatego, że to oddzielne urządzenia, które mogą funkcjonować samodzielnie i nie stanowią zestawu.
W uproszczeniu, często dla wygody, księgowano też sprzęty. Kupowano wyposażenie sali konferencyjnej: 30 krzeseł, stół, telewizor, rzutnik, ekspres do kawy i szafkę.
Firma wystawiała fakturę z opisem „wyposażenie sali konferencyjnej”, bez wyszczególnienia elementów. A to istotne, bo niektóre sprzęty podlegają innym ustawom i innym kontrolom. Np. sprzęt IT podlega ustawie o ochronie środowiska ze względu na sposób utylizacji.
– Po trzech latach, gdy mija okres amortyzacji, można było wynieść z firmy, co się chciało – mówi ekspertka. – Krótko mówiąc, zabrać mienie firmowe do domu. Nikt nie mógł udowodnić, że coś zniknęło. W ewidencji widniała jedna pozycja, więc prawo było dziurawe.
Nowe przepisy w inwentaryzacji. Duże firmy na początek
Od 1 stycznia 2026 roku US wprowadził nowe przepisy w inwentaryzacji. A z nimi nowe narzędzie kontroli – raport dotyczący środków trwałych. Aleksandra Wiener podkreśla, że zmiany w prawie nie powinny być zaskoczeniem, choć wielu szefów tak je odbiera. Przepis wszedł w życie już w 2020 rok. wraz z Polskim Ładem, lecz czekał na rozporządzenie wykonawcze.
– Było ono przesuwane przez kolejnych ministrów finansów na prośbę i lobby organizacji księgowych i rachunkowych – mówi.
– Nic dziwnego, bo wykazanie przed US całego majątku to ogrom pracy…
Wiener przypomina, że ustawa nakazuje ewidencjonowanie przedmiotu, a nie „zestawu przedmiotów”, zestawy można tworzyć jedynie z przedmiotów nie funkcjonujących poza zestawem. W nowym raporcie przedsiębiorca musi wykazać pełną ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (np. licencje, certyfikaty, pozwolenia).
Jako pierwsze, firmy o obrotach powyżej 50 mln euro muszą zaraportować zakupy za 2025 rok. To już się dzieje.
Chodzi o wszystkie zakupy. Zaczynając od drukarek, stołów, krzeseł, monitorów, wyposażenia kuchni i sal konferencyjnych, po – w przypadku firm produkcyjnych – maszyny, urządzenia i narzędzia wykorzystywane na produkcji.
Listy polecone już nie przyjdą
Od 2026 roku kontrole obejmą małe i średnie firmy. Od 2027 roku – stowarzyszenia i fundacje. W związku z tym rok 2026 to ostatni moment na uporządkowanie ewidencji.
Warto pamiętać, że odpowiedzialność za błędy ponosi prezes lub właściciel – także finansowo. I to z majątku osobistego, a nie spółki. W skrajnych przypadkach grozi nawet do ośmiu lat więzienia.
– Duzi sobie poradzą – uważa Aleksandra Wiener. – Bardziej martwiłabym się o małych i średnich przedsiębiorców, którzy naprawdę mają co robić w związku z ogromem nowych regulacji wchodzących w tym roku. US chce wiedzieć dokładnie, jaki sprzęt znajduje się w posiadaniu firmy i czy jego zakup był zasadny. Jeśli uzna, że nie – czekają korekty. A koszty trzeba będzie usunąć i oddać pieniądze US.
Podkreśla, że kontrola jest automatyczna, wykonywana przez bardzo dobrze przygotowaną aplikację.
– Listy polecone już nie przyjdą – podkreśla Wiener. – Dziś mamy komunikację elektroniczną z urzędem. Dostaniemy więc na skrzynkę informację o konieczności złożenia wyjaśnień do zapisów JPK. Załóżmy, że urząd da nam na to 14 dni. Wyślemy wyjaśnienia, a US je odrzuci i zażąda korekt pięć lat wstecz plus podatek od pierwotnej kwoty. I znów mamy 7 dni, bo tak stanowi ustawa. Nowy raport może więc nieść poważne konsekwencje finansowe dla przedsiębiorców.
Biznes nie jest przekonany. „Mieszane nastroje”
Ziemowit Grygierczyk, partner zarządzający ZAGA Fundusze Europejskie w Opolu oraz przewodniczący Komisji ds. Funduszy Europejskich przy Business Centre Club, mówi „O!Polskiej”, że w związku z nowymi przepisami dotyczącymi inwentaryzacji wśród przedsiębiorców panują mieszane nastroje.
Przypomina, że dotychczas ewidencja środków trwałych była prowadzona wyłącznie na potrzeby podatkowe.
– Faktycznie, do tej pory przedsiębiorcy nie przywiązywali do tego większej wagi – przyznaje. – Obecna władza założyła, że nowy przepis sprawi, iż większe firmy – po raz pierwszy od ponad 30 lat – zlecą inwentaryzację podmiotom zewnętrznym. Można się spodziewać, że podczas takich kontroli wyjdą na jaw różne „kwiatki”. A pamiętajmy, że kontrole będzie przeprowadzać sztuczna inteligencja. To dlatego skala wykrywanych nieprawidłowości może być duża.
Grygierczyk podkreśla, że choć sama idea jest słuszna, a jednym z powodów wprowadzenia w życie nowych przepisów jest chęć kontroli spółek państwowych, to rykoszetem nowy obowiązek, koszt i stres odczują wszyscy przedsiębiorcy prowadzący pełną księgowość.
– Rynek musi mieć świadomość, że taki przepis jest potrzebny – zaznacza.
Nowe przepisy w inwentaryzacji. Przedsiębiorcy: „Kolejne utrudnienie”
Dodaje, że od czasów komuny inwentaryzację traktowano jak „zło konieczne”.
– Teraz obowiązek jej prawidłowego przeprowadzenia będzie najczęściej zlecany firmie zewnętrznej, gdyż właściciele firm będą chcieli mieć pewność, że wszystko jest OK, jeśli to nie ich spółka, czy biuro księgowe, a bezpośrednio oni będą odpowiadać za to własnym, prywatnym majątkiem w przypadku kar i sankcji – mówi.
– Ten nowy system wygląda trochę jak policja ukryta w krzakach, łapiąca wszystkich, którzy minimalnie przekroczą prędkość – podsumowuje Ziemowit Grygierczyk.
Patryk Klimek, prezes PWS Alusystem z Kochcic w województwie śląskim, producent rolet aluminiowych i bram rolowanych, mówi, że jego firma nie obawia się kontroli.
– Choć to z pewnością kolejne utrudnienie związane z drobiazgową analizą, którą trzeba przeprowadzić – przyznaje prezes Klimek. – Do zmian przygotowywaliśmy się już w ubiegłym roku. Przeprowadziliśmy weryfikację wszystkich środków trwałych. Nie czekaliśmy z tym na ostatnią chwilę. Praktycznie wszystko, co mamy, jest nowe, więc to dla nas pewne ułatwienie. Znacznie trudniejszą pracę mają firmy posiadające stare środki trwałe: trzeba je zaewidencjonować, policzyć, ponumerować. I przede wszystkim zmienić ewidencję. Teraz pojawiły się zupełnie nowe kolumny…
Czytaj też: Koniec boju o Turawa Park? Wieloletni najemca opuszcza galerię
***
Odważne komentarze, unikalna publicystyka, pasjonujące reportaże i rozmowy – czytaj w najnowszym numerze tygodnika „O!Polska”. Do kupienia w punktach sprzedaży prasy w regionie oraz w formie e-wydania
