Poniżej znajdziesz praktyczne podejście krok po kroku, które pozwala przygotować firmę na e-fakturę w sposób uporządkowany i bezpieczny.
1. Zacznij od mapy procesów: gdzie powstają dane do faktury?
E-faktura jest tylko finałem procesu. Zanim powstanie dokument, dane przechodzą przez sprzedaż, magazyn, realizację usług, projekty lub budowę. Jeśli dziś te obszary działają niezależnie, e-fakturowanie bardzo szybko to pokaże.
W praktyce warto dokładnie prześledzić, w którym momencie powstaje obowiązek wystawienia faktury, kto odpowiada za dane handlowe, kto je weryfikuje i zatwierdza oraz jak dane trafiają do księgowości.
Dobrze wykonana mapa procesów pozwala zobaczyć, gdzie pojawiają się ręczne operacje, kopiowanie danych i niejasne odpowiedzialności. To właśnie te miejsca są źródłem błędów przy e-fakturze.
2. Uporządkuj dane podstawowe: kontrahenci, produkty, stawki
Technologia e-faktury nie toleruje chaosu w danych. Różne nazwy tego samego kontrahenta, nieaktualne adresy czy niespójne stawki VAT wcześniej dało się „obejść”. Teraz każdy błąd wraca w postaci odrzucenia dokumentu.
Ten etap powinien obejmować:
-jedno centralne miejsce kartotek kontrahentów,
-jasne zasady tworzenia nowych rekordów,
-kontrolę poprawności NIP, adresów i nazw,
-uporządkowanie towarów i usług,
-weryfikację stawek VAT i jednostek miary.
To moment, który często ujawnia, ile czasu firma traciła na poprawki i wyjaśnienia. Po uporządkowaniu danych praca zespołów realnie przyspiesza.
Dowiedz się więcej: https://zorius.pl/oprogramowanie/symfonia-erp/symfonia-ksef/
3. Wybierz architekturę: integracje zamiast obejść
Kluczowa decyzja techniczna dotyczy tego, jak e-faktura będzie funkcjonować w firmie. Czy system finansowo-księgowy stanie się centralnym punktem, czy tylko jednym z elementów większej układanki.
W praktyce są trzy podejścia:
-wystawianie faktur bezpośrednio z systemu księgowego,
-integracja systemu sprzedażowego z księgowością,
-centralny system ERP obsługujący sprzedaż, magazyn i finanse.
Najgorszym rozwiązaniem są prowizoryczne obejścia, ręczne eksporty i importy plików. Przy większej skali działalności szybko prowadzą do opóźnień, błędów i frustracji zespołów. Dobrze zaprojektowana architektura sprawia, że e-faktura staje się naturalną częścią pracy, a nie dodatkowym obowiązkiem.
4. Przygotuj księgowość i zespoły operacyjne na nowy model pracy
E-faktura zmienia nie tylko technologię, ale też sposób pracy ludzi. Księgowość przestaje poprawiać dokumenty po fakcie, a coraz częściej uczestniczy w kontroli danych na wcześniejszym etapie. Sprzedaż musi dbać o jakość informacji już na etapie oferty lub zamówienia.
Dlatego przygotowanie techniczne powinno iść w parze z jasnymi procedurami wewnętrznymi, określeniem odpowiedzialności za dane, krótkimi szkoleniami dla użytkowników, t-estami na realnych scenariuszach biznesowych.
Firmy, które pomijają ten etap, zwykle mają sprawny system, ale problemy organizacyjne. A to one generują największe napięcia po starcie e-fakturowania.
Warto zobaczyć: https://zorius.pl/ksef/
5. Testuj i symuluj, zanim pojawi się presja czasu
Jednym z najczęstszych błędów jest odkładanie testów na ostatni moment. Tymczasem e-fakturowanie najlepiej wdrażać równolegle z dotychczasowym modelem, w trybie testowym lub pilotażowym.
Dobre testy obejmują różne typy transakcji i kontrahentów, korekty, faktury zaliczkowe i końcowe, nietypowe przypadki branżowe, obciążenia przy większej liczbie dokumentów.
Dzięki temu firma zyskuje pewność, że system działa nie tylko „na papierze”, ale w realnych warunkach operacyjnych.
***
Odważne komentarze, unikalna publicystyka, pasjonujące reportaże i rozmowy – czytaj w najnowszym numerze tygodnika „O!Polska”. Do kupienia w punktach sprzedaży prasy w regionie oraz w formie
e-wydania
***
