Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
Automatyzacja procesów biznesowych przez wielu ekspertów nazywana jest kolejnym krokiem w stronę transformowania przedsiębiorstw w stronę gospodarki cyfrowej. To model, w ramach którego przedsiębiorstwo, szukając usprawnień w zakresie redukcji kosztów, wzrostu jakości i produktywności wykonywanych działań, zastępuje człowieka maszyną lub oprogramowaniem.
W tym celu przedsiębiorcy wykorzystują systemy, które wykorzystują zaawansowane algorytmy AI i ML, za pomocą intuicyjnego panelu sterowania realizują zadania zgodnie z zaprojektowanym porządkiem. To kontrowersyjny temat, który od lat już wzbudza sporo dyskusji związanych z ustawicznym zastępowaniem pracowników maszynami, jednak cel jest jeden – utrzymać się na powierzchni i świadczyć usługi odpowiadające potrzebom i specyfice branży.
Jakie procesy możemy zautomatyzować?
Automatyzacja procesów biznesowych w swojej podstawowej formie obejmuje swoim zakresem jedynie te procesy, które są wykorzystywane w sposób cyfrowy. Nie mówimy tu zatem o typowej robotyzacji, w której roboty realizują zadania na hali produkcyjnej, a o oprogramowaniu, które wyręcza pracownika z obowiązku wykonania ciągu kilku lub kilkunastu czynności na komputerze.
Wbrew pozorom potrzeba usprawniania takich procesów jest ogromna. Wykonanie niektórych procesów wymaga logowania się do kilku różnych baz, pobierania danych, przetworzenia ich i zorganizowania, a następnie wysłania do kolejnej instancji, która wykorzysta je do ukończenia procesu. To może zająć nawet kilka godzin, a przecież tego typu procesy mogą być wykonywane automatycznie, 24 godziny na dobę, bez aktywnego uczestnictwa ludzi.
Przykłady? Tworzenie raportów wspomagających pracę kadry zarządczej, przesyłanie ogromnych wolumenów danych do chmury obliczeniowej, zaawansowany system przekazywania danych za pośrednictwem skrzynki mailowej lub innych środowisk cyfrowych. Automatyzacja procesów biznesowych dotyka nas bezpośrednio każdego dnia podczas kontaktu z obsługą klienta. To właśnie w branży e-commerce tak chętnie wykorzystywane boty odpowiadają za pierwszy kontakt klienta z marką. Dzięki wykorzystaniu prostych algorytmów z powodzeniem możemy zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin pracy osoby, która zostanie oddelegowana do bardziej wymagających obowiązków. Przykłady automatyzowania procesów biznesowych możemy mnożyć, a jedno jest pewne – wciąż pełen potencjał tego rozwiązania nie jest wykorzystany.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rozwiązania RPA?
Robotyzacja procesów RPA to rozwiązanie, które coraz częściej wdrażane jest w firmach z praktycznie każdej branży obecnej na rynku. Dlatego też, ze względu na popularność tego rozwiązania, z roku na rok powstaje coraz to więcej systemów oferujących taką automatyzację. Na co zwrócić uwagę przy wyborze konkretnego rozwiązania?
Przede wszystkim zakres automatyzacji, jaki oferuje dane rozwiązanie. Jeszcze przed przeglądem dostępnych rozwiązań warto przeanalizować własny biznes pod kątem perspektyw do automatyzacji. Na bazie tych analiz będziemy wiedzieli, czego potrzebujemy i łatwiej będzie wybrać te rozwiązania, które spełniają nasze specyficzne potrzeby. Kolejna kwestia to koszty automatyzacji. To istotny aspekt, na który zwracamy uwagę i który w domyśle powinien w przyszłości zagwarantować zyski.
Czy koszt to jednorazowy zakup danego rozwiązania? A może wybierzemy model abonamentowy, który wymaga miesięcznej płatności z tytułu korzystania z danego rozwiązania? Na samym końcu kwestie wdrożenia – czy dane rozwiązanie będzie wymagało nieco bardziej skomplikowanego procesu implementowania, czy jest to raczej kwestia instalacji danego oprogramowania? Czy potrzebujemy zewnętrznych specjalistów, którzy pomogą we wdrożeniu? Czy samo wdrożenie wywoła u nas jakieś przesunięcia? Jak pracownicy podejdą do zmian i czy będzie im trudno się zaaklimatyzować z tą zmianą? To kwestie, na które zawsze warto zwrócić uwagę przy wybieraniu technologii RPA.
Korzyści wynikające z automatyzacji procesów biznesowych
Jakie korzyści wynikające z wdrożenia systemu RPA przyczynią się do poprawy funkcjonowania naszej organizacji? Przede wszystkim redukcja kosztów pracy – jednego największych składników kosztowych każdego przedsiębiorstwa. Firma nie musi tracić pieniędzy, czasu i energii na rekrutację nowych specjalistów – wystarczy oprogramowanie, które automatyzuje proces i zaoszczędza tysiące złotych każdego miesiąca. To bezpośrednio wiąże się z eliminacją błędów ludzkich, których w tradycyjnym modelu nie unikniemy i poprawą ogólnej jakości usług.
Nie możemy zapominać także o wzroście produktywności. Automatyzacja może realizować swoje zadania całą dobę, bez przerw i bez zmian w produktywności. To może przyczynić się do łatwiejszego skalowania obszaru działania firmy, co z kolei może przyczynić się do osiągania lepszych wyników finansowych z tytułu świadczenia większej liczby usług. Te korzyści powinny przekonać przedsiębiorcę do tego, że automatyzacja procesów biznesowych to doskonały krok w stronę polepszenia sytuacji firmy na rynku.
